Kuinka NordHero auttoi pientä kuntaa ottamaan eVakan käyttöön ja modernisoimaan varhaiskasvatuksen

Tämä asiakastarina on julkaistu myös englanniksi.

Kun Petäjävesi ryhtyi ensimmäisenä pienenä kuntana Suomessa ottamaan eVaka-alustaa käyttöön AWS:ssä, tavoitteena ei ollut julkisuus vaan itsenäisyys ja pitkän aikavälin säästöt. Päätös on jo tuottanut tulosta: hallinto sujuu paremmin, vanhemmat ovat tyytyväisempiä ja käyttökustannukset ovat pienentyneet.

eVaka on suomalainen avoimen lähdekoodin alusta varhaiskasvatuksen hallintaan aina päivähoitohakemuksista huoltajien ja henkilöstön väliseen viestintään, laskutukseen ja kansallisiin rekisteri-integraatioihin.

Miksi NordHeroa tarvittiin

”Kun edellisen järjestelmämme tarjoaminen lopetettiin yllättäen, tarvitsimme luotettavan korvaajan”, kertoo Petäjäveden tietohallintopäällikkö Petteri Salenius.

”Meille eVakan avoimen lähdekoodin etu oli selvä: säilytämme kontrollin, voimme kehittää järjestelmää eteenpäin emmekä ole sidottuja yhteen toimittajaan.” Vaikka eVaka antaakin kunnille mahdollisuuden omistaa ja kehittää järjestelmää itse, se toimii vain, jos kunnalla on valmiudet toteuttaa sen taustalla toimiva pilviympäristö. Tässä NordHero astui kuvaan.

Petäjävedellä ei ollut ennestään AWS-infrastruktuuria eikä kokemusta sen rakentamisesta. Siihen tarvittiin NordHeroa. Varhaiskasvatusjohtaja Sanna Ruuthin mukaan yhteistyön rytmi löytyi nopeasti. ”Yhteistyö NordHeron kanssa oli helppoa. Viestintä oli sujuvaa, tuki oli aina saatavilla ja tiimi toi jokaiseen tapaamiseen positiivisen ja motivoituneen asenteen.”

Tunne oli molemminpuolinen, sillä NordHero arvostaa korkealle Petäjäveden otetta haasteen edessä. ”Petäjävesi teki jotain, mihin mikään muu pieni kunta Suomessa ei ollut vielä ryhtynyt. He uskoivat, että eVaka on mahdollista pyörittää itsenäisesti – ja he osoittivat olevansa oikeassa”, sanoo NordHeron toimitusjohtaja Pekka Malmirae. ”Tällainen rohkeus ja eteenpäin katsova ajattelu on harvinaista ja ansaitsee aidon tunnustuksen.”

Pilviympäristön rakentaminen alusta asti

Vaikka eVakan sovelluskoodi on avointa lähdekoodia, se ei sisällä tarvittavaan IT-infrastruktuuriin liittyvää dokumentaatiota tai valmiiksi rakennettua AWS-infrastruktuuria. Tämä tarkoitti sitä, että Petäjäveden ja NordHeron täytyi suunnitella ja rakentaa koko pilviympäristö tyhjästä, varmistaen sen turvallisuus, skaalautuvuus ja soveltuvuus kunnan tarpeisiin. ”Kaikki piti rakentaa alusta alkaen”, Malmirae muistelee. ”Onnistuimme tässä yhdessä. NordHero toi pöytään AWS-teknologian huippuosaamisensa, ja Petäjävesi integraatiokokemuksensa kansallisiin tietojärjestelmiin.”

Haasteista selvittiin sujuvalla yhteistyöllä

Projektista teki vaativan tiukka aikataulu sekä eVakan taustalla olevien integraatioiden monimutkaisuus. Projekti alkoi maaliskuussa ja sen piti olla valmis perheille ja henkilöstölle elokuun alussa – suuri osa työstä tehtiin kesälomakaudella. Saleniuksen mukaan tekninen haaste oli merkittävä. Kunnalla ei ollut valmiita malleja tai muiden pienten kuntien esimerkkejä. ”Jotkin integraatiot olivat odotettua haastavampia, mutta ratkaisimme ne tiiviin yhteistyön ja NordHeron vahvan teknisen osaamisen avulla.”

Salenius kertoo, että hyvä yhteistyö helpotti teknisten esteiden ylittämistä.

”NordHero osoitti vankkaa asiantuntemusta ja kykyä ymmärtää uuden järjestelmän tekniset vaatimukset nopeasti.” Projektin monimutkaisuudesta huolimatta Malmirae kuvaa yhteistyötä tasaiseksi ja rakentavaksi. ”Projektin onnistuminen perustui siihen, että työtä pidettiin yhteisenä ponnistuksena”, hän sanoo. ”Petäjävesi pysyi aktiivisena, esitti hyviä kysymyksiä ja otti ratkaisun omakseen alusta asti.”

Positiiviset vaikutukset perheille, henkilöstölle ja kunnalle

Ruuthin mukaan eVakan käyttöönoton hyödyt Petäjäveden omassa pilviympäristössä näkyivät nopeasti. Hallinnollinen työ helpottui, tiedonkulku parani ja henkilöstö pystyy antamaan enemmän aikaa lapsille.

”eVaka on selkeyttänyt prosessejamme ja koonnut keskeiset toiminnot yhteen selkeään järjestelmään, mikä on parantanut henkilöstön arkea”, Ruuth sanoo ja lisää, että myös vanhemmilta on tullut positiivista palautetta.

Vaikutukset näkyvät vahvasti myös teknisellä ja taloudellisella puolella, kasvattaen osaamista ja vähentäen pitkän aikavälin kustannuksia. ”eVakan pyörittäminen omassa AWS-ympäristössämme tuo meille riippumattomuutta ulkoisista toimittajista ja tuo selviä säästöjä toimintabudjettiimme,” Salenius sanoo. ”Tiimimme on myös saanut valmiudet ylläpitää ja päivittää järjestelmää itse, vaikka käännymme jatkossakin NordHeron puoleen monimutkaisemmissa tilanteissa.”

Kutsu muille kunnille

Ruuthin mielestä projekti osoittaa, että pienetkin kunnat voivat ottaa digitaaliset palvelunsa omiin käsiinsä, kun oikea tuki on saatavilla.

”Kokemuksemme NordHerosta on ollut erittäin positiivinen, ja voimme luottavaisin mielin suositella sekä tätä lähestymistapaa että tätä kumppania muille kunnille, joilla on motivaatiota ottaa eVaka omaan hallintaansa.”